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Réussir une embauche, c’est avant tout bien la préparer.
Eh oui! Une erreur de recrutement coûte en moyenne 30% de la rémunération d’un employé selon The United States Department of Labor. Alors, mieux vaut suivre un processus fiable pour limiter l’influence des biais cognitifs.
Voici 6 étapes qui vous aideront à prendre des décisions objectives et donc créer un processus de recrutement équitable qui favorise l’expérience candidat.
1 - DÉFINITION DU BESOIN
Une nouvelle année, un nouveau budget. Vous avez analysé les besoins de votre entreprise ou de votre équipe et vous avez identifié les postes à pourvoir.
Ainsi, pour chaque nouveau rôle, vous êtes capable de définir le rôle et les responsabilités du futur employé. Vous avez défini les compétences requises pour être performant dans ce rôle et au sein de l’organisation, que ce soit des compétences liées au savoir-faire ou au savoir-être.
Également, vous êtes conscient des compétences actuelles au sein de votre équipe, celles qui peuvent être transmises en opposition à celles qui doivent déjà être acquises.
Cerise sur le gâteau, vous êtes capable de voir plus loin et d’identifier des habiletés complémentaires qui apporteraient une valeur-ajoutée à l’équipe.
Les personnes impliquées lors de la définition du besoin feront certainement partie du panel d’intervieweurs.
Finalement, vous avez également déterminé la rémunération du futur employé.
Ce faisant, vous avez déjà une bonne idée de la rareté de ces profils, du temps, des compétences et des ressources auxquels vous avez accès au sein de l’entreprise pour déterminer un budget de recrutement.
Vous pouvez ainsi évaluer si c’est un rôle qui peut être comblé par une promotion interne, par votre propre équipe de recrutement ou si vous avez besoin d’une expertise externe pour vous aider à trouver le talent qu’il vous faut.
2 - PRÉPARATION DE L'ÉVALUATION DES COMPÉTENCES
Maintenant que vous connaissez le persona que vous recherchez, vous devez mettre en place un processus d’évaluation objectif qui vous accompagnera jusqu’à la décision d’embauche.
À partir des compétences requises, qu’elles soient liées au savoir-faire ou au savoir-être, vous allez pouvoir définir une trame d’entretien structuré.
Chaque étape doit être pensée pour maximiser l’expérience candidat et évaluer les différentes compétences.
Évitez la redondance et maximisez le temps de votre équipe et des talents qui souhaitent la rejoindre. Deux à quatre entretiens sont suffisants pour prédire la performance de votre futur employé si votre processus est efficacement conçu.
Google a étudié le sujet en s’appuyant sur leurs données (2017). Ils ont déterminé que quatre entrevues suffisent à prédire les performances d’un futur employé avec un degré de confiance de 86%. Au-delà, l’amélioration des prédictions n’est pas assez significative pour justifier d’autres rencontres.
Vous déterminez quelles sont les personnes impliquées dans le processus de recrutement. Impliquez le gestionnaire d’embauche et n’oubliez pas les collègues ou les subordonnés en fonction du rôle pour maximiser vos chances de succès.
Cependant, gardez à l’esprit l’expérience candidat et veillez à ce que les talents ne soient pas intimidés si trop de personnes sont présentes à la rencontre. Un processus simple et inclusif sera toujours préférable.
Élément très important, créez une “scorecard” afin de définir les critères d’évaluation qu’ils soient liés aux fonctions occupées ou à la culture d’entreprise. Elle inclut les résultats attendus dans le rôle et aussi les compétences nécessaires. Ce sera votre document de référence en tout temps.
Cette fiche d’évaluation vous permet de conserver vos données, évaluer les candidatures de façon objective et transmettre une rétroaction constructive aux talents. Elle vous sera aussi utile après l’embauche.
3 - RÉDACTION DE L'AFFICHAGE DE POSTE ET DIFFUSION DE L'OPPORTUNITÉ
Vous avez toutes les clefs en main pour rédiger un affichage de poste attrayant et reflétant la réalité.
N’hésitez pas à consulter des employés aux rôles similaires ou du même département afin d’ajouter une touche plus personnelle et mieux refléter votre marque employeur : partagez leur témoignage, ce qui les fait vibrer dans votre entreprise et ce qui les fait rester.
Également, je vous encourage à indiquer les conditions de travail en toute transparence : horaires, localisation, type de modèle de travail et bien évidemment, la rémunération.
Selon une récente étude de Gartner, presque la moitié des candidats potentiels (44%) n'appliquent pas sur votre poste si vous n’affichez pas les conditions salariales.
Finalement, choisissez les canaux de distribution qui sont les plus pertinents en fonction du rôle recruté et du budget alloué (sites d’emploi spécialisés, ordres professionnels, portail d’emploi des universités et écoles, etc.)
Le premier de tous ? Diffusez l’affichage de poste à l’interne et proposez des primes de référencement à vos employés afin qu’ils le diffusent à leur réseau.
N’oubliez pas l’expérience candidat et planifiez déjà les réponses que vous enverrez aux candidats, qu’ils soient retenus ou non et ce, à chaque étape du processus.
4 - PRÉPARATION DE LA STRATÉGIE DE SOURCING
Vous avez également toutes les clefs en main pour préparer votre stratégie de sourcing. Faites des recherches plus approfondies sur le métier recruté, posez des questions aux professionnels autour de vous, et investiguez pour trouver les canaux de communication privilégiés par votre persona.
Alors que l’affichage de poste représente l’inbound, donc l’accès à des candidats actifs qui vont appliquer pour obtenir le rôle ; le sourcing constitue l’outbound donc vous allez identifier et tenter d’attirer les profils correspondant à votre besoin, de potentiels candidats passifs qui ne sont pas nécessairement en recherche d’emploi.
C’est une approche proactive.
C’est une méthode qui demande de la discipline, des compétences spécifiques en identification et attraction de talents, ainsi que du temps.
Si vous êtes débordé, c’est peut-être cette étape plus que toutes les autres que vous aurez tendance à externaliser. Assurez-vous de choisir un expert en sourcing dans votre industrie pour maximiser l’expérience candidat et l’efficience.
Deux étapes simples à compléter à l’interne :
Lorsque vous diffusez l’affichage de poste à vos employés, proposez leur de faire une recherche simple dans LinkedIn auprès de leurs relations de premier niveau et de vous transmettre les profils des personnes avec qui ils aimeraient travailler.
Effectuez la même recherche avec vos relations de second niveau, si vous êtes connecté à tous vos employés sur LinkedIn, vous allez probablement leur donner des idées de référencement.
5 - CHOIX DE VOTRE FUTUR COLLÈGUE ET NÉGOCIATION DE L'OFFRE
Vous avez rencontré plusieurs profils et seulement certains sont arrivés à l’étape de l’offre. Pour prendre votre décision finale, référez-vous à votre scorecard et surtout, comparez les candidats aux exigences du poste. Analysez les comptes rendus des évaluateurs.
C’est l’effet de contraste que vous souhaitez éviter ici, c’est-à-dire comparer des candidats entre eux et donc, de manquer d’objectivité.
Au cours du processus d'entrevue, vous avez récolté les attentes salariales de votre futur employé. Pensez à l’expérience candidat et offrez une rémunération qui corresponde aux attentes de la personne. Prenez le temps d’expliquer le détail de l’offre.
Selon une étude de Bamboo RH (2023), ceux qui reçoivent une offre d’emploi à la hauteur de leurs attentes ou au-delà sont 17 fois plus enclins à se sentir émotionnellement attachés à l’entreprise.
La négociation de l’offre est un échantillon pour vous, comme pour le candidat, de votre futur collaboration. Soyez en conscient.
6 - INTÉGRATION DE L'EMPLOYÉ : ACCUEIL, FORMATION, RÉTROACTION ET EXPÉRIENCE-EMPLOYÉ
En parallèle du processus d’embauche, vous avez certainement développé ou peaufiné votre processus d’intégration. C’est là que commence l’expérience-employé.
Selon une étude de Bamboo RH (2023), 31% des employés interrogés ont quitté un emploi au cours de leurs premiers 6 mois en poste.
L’accueil que vous réservez à la personne et la façon dont vous organisez ses premières semaines au sein de l’entreprise sont importants.
La définition des objectifs et l’explicitation de leurs critères d’évaluation, la formation et l’intégration sont aussi des éléments déterminants pour garantir le succès de votre nouveau collaborateur.
Votre scorecard vous sera toujours utile à cette étape. Vous vous y référerez encore lorsque vous discuterez développement de carrière avec votre employé.
Finalement, pensez à demander de la rétroaction auprès de vos nouveaux employés quant au processus d’intégration et d’embauche, mais aussi auprès des candidats qui n’ont pas été retenus. Ce sont des informations cruciales qui vous permettront d’itérer et d’améliorer vos processus.
CONCLUSION
Une préparation adéquate maximisera vos chances de faire les bons choix pour votre entreprise. Vous gagnerez du temps à chaque prochaine embauche et votre marque employeur en sortira gagnante!
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